Membangun kafe atau coffee shop bukan hanya soal menemukan lokasi yang strategis dan membuat konsep interior yang menarik. Sebelum mengeluarkan modal, pemilik usaha perlu mengetahui berapa besar investasi yang dibutuhkan, berapa biaya operasional setiap bulan, serta seberapa besar pendapatan yang realistis untuk dicapai.

Di sinilah feasibility study atau studi kelayakan berperan penting. Salah satu bagian yang perlu dihitung secara cermat adalah biaya desain, renovasi, peralatan, hingga operasional kafe setelah bisnis mulai berjalan.

Dengan perhitungan yang lebih terstruktur, calon pemilik usaha dapat mengetahui kebutuhan modal, memperkirakan arus kas, dan menyusun strategi bisnis sebelum proyek masuk ke tahap pembangunan.

Apa Itu Feasibility Study untuk Kafe & Coffee Shop?

Feasibility study adalah proses analisis untuk menilai apakah sebuah rencana usaha layak dijalankan dari berbagai aspek, termasuk pasar, teknis, operasional, finansial, hingga risiko.

Untuk kafe dan coffee shop, studi kelayakan dapat menjawab beberapa pertanyaan penting:

• Berapa modal awal yang diperlukan?
• Apakah lokasi yang dipilih sesuai dengan target pasar?
• Berapa biaya desain dan renovasi?
• Berapa biaya peralatan dan furnitur?
• Berapa biaya operasional setiap bulan?
• Berapa omzet yang harus dicapai?
• Kapan modal berpotensi kembali?
• Apa saja risiko yang dapat mengganggu bisnis?

Artinya, feasibility study bukan sekadar menghitung biaya pembangunan. Analisis ini membantu melihat hubungan antara investasi, biaya operasional, pendapatan, dan potensi keuntungan.

1. Hitung Biaya Desain Sebelum Renovasi

Tahap pertama yang sering dilupakan adalah biaya desain. Padahal, desain menjadi dasar bagi proses pembangunan kafe.

Biaya desain dapat mencakup beberapa pekerjaan, seperti:

• Konsep arsitektur.
• Desain interior.
• Desain landscape atau area outdoor.
• Gambar kerja.
• Desain fasad.
• Layout furnitur.
• Desain pencahayaan.
• Desain mekanikal dan elektrikal.
• Visualisasi 3D.
• Penyusunan material dan spesifikasi.
• Pengawasan atau pendampingan desain jika diperlukan.

Besarnya biaya desain sangat bergantung pada luas bangunan, kompleksitas konsep, tingkat detail gambar, serta lingkup jasa yang digunakan.

Dalam feasibility study, biaya desain sebaiknya dimasukkan sebagai bagian dari investasi awal sehingga kebutuhan modal dapat dihitung secara lebih realistis.

2. Estimasi Biaya Renovasi dan Konstruksi

Setelah konsep desain ditentukan, tahap berikutnya adalah memperkirakan biaya renovasi.

Biaya renovasi kafe dapat meliputi:

Pekerjaan bangunan

• Pembongkaran.
• Dinding dan partisi.
• Lantai.
• Plafon.
• Pengecatan.
• Fasad.
• Atap.

Instalasi

• Listrik.
• Plumbing.
• Air bersih dan air kotor.
• Ventilasi.
• AC.
• Sistem keamanan.
• Jaringan internet.

Interior

• Counter bar.
• Kitchen set.
• Built-in furniture.
• Meja dan kursi.
• Lighting.
• Signage.
• Elemen dekoratif.

Perhitungan sebaiknya tidak hanya menggunakan angka biaya per meter persegi. Setiap proyek memiliki kondisi bangunan dan spesifikasi yang berbeda.

Misalnya, bangunan yang sebelumnya sudah memiliki instalasi listrik dan plumbing yang memadai tentu memiliki kebutuhan renovasi yang berbeda dengan bangunan kosong yang harus dibangun dari awal.

3. Jangan Lupakan Biaya Peralatan Kafe

Kafe membutuhkan berbagai peralatan untuk mendukung kegiatan produksi dan pelayanan.

Untuk coffee shop, beberapa peralatan utama dapat berupa:

• Mesin espresso.
• Grinder.
• Coffee brewer.
• Refrigerator.
• Freezer.
• Ice machine.
• Blender.
• Oven.
• Kompor.
• Sink.
• Dishwasher.
• Peralatan bar.
• Peralatan dapur.
• POS atau sistem kasir.

Selain itu, terdapat peralatan pendukung seperti CCTV, speaker, router, printer, dan perangkat administrasi.

Dalam feasibility study, peralatan sebaiknya dipisahkan antara investasi awal dan biaya penggantian atau perawatan. Beberapa peralatan memiliki umur pakai tertentu sehingga penggantian di masa depan perlu diperhitungkan.

4. Hitung Furnitur dan Elemen Interior

Furnitur memiliki pengaruh besar terhadap investasi awal sekaligus pengalaman pelanggan.

Contohnya:

• Meja.
• Kursi.
• Sofa.
• Bar stool.
• Rak display.
• Storage.
• Partisi.
• Outdoor furniture.

Konsep desain juga memengaruhi biaya. Kafe dengan furniture custom dan material khusus dapat membutuhkan anggaran lebih besar dibandingkan konsep yang menggunakan furniture siap pakai.

Karena itu, dalam studi kelayakan, pemilik usaha perlu menentukan positioning dan konsep kafe terlebih dahulu, kemudian menyesuaikan spesifikasi desain dengan kemampuan investasi.

5. Pisahkan Biaya Tetap dan Biaya Variabel

Setelah bisnis mulai beroperasi, perhitungan beralih pada biaya operasional.

Secara sederhana, biaya operasional dapat dibagi menjadi biaya tetap dan biaya variabel.

Biaya tetap

Biaya tetap adalah pengeluaran yang relatif tidak berubah meskipun jumlah pelanggan naik atau turun.

Contohnya:

• Sewa tempat.
• Gaji karyawan tetap.
• Internet.
• Software.
• Biaya administrasi.
• Asuransi jika ada.
• Biaya keamanan atau layanan tertentu.

Biaya variabel

Biaya variabel biasanya berubah mengikuti aktivitas penjualan.

Contohnya:

• Bahan baku makanan.
• Kopi.
• Susu.
• Sirup.
• Gula.
• Kemasan takeaway.
• Tissue.
• Gas.
• Biaya transaksi tertentu.

Pemisahan ini penting karena membantu pemilik memahami struktur biaya dan menentukan target penjualan.

6. Masukkan Biaya SDM ke Dalam Feasibility Study

Karyawan merupakan salah satu komponen biaya terbesar dalam bisnis F&B.

Jumlah tenaga kerja perlu disesuaikan dengan:

• Luas kafe.
• Jam operasional.
• Jumlah kursi.
• Konsep pelayanan.
• Kapasitas dapur.
• Sistem shift.
• Target jumlah pelanggan.

Jangan hanya menghitung gaji pokok. Biaya SDM dapat mencakup tunjangan, makan karyawan, seragam, pelatihan, rekrutmen, lembur, serta biaya terkait ketenagakerjaan sesuai ketentuan yang berlaku.

Perhitungan yang terlalu rendah dapat membuat proyeksi keuntungan terlihat lebih tinggi daripada kondisi operasional sebenarnya.

7. Hitung Biaya Bahan Baku dan Food Cost

Pendapatan yang tinggi belum tentu menghasilkan keuntungan tinggi apabila biaya bahan baku tidak terkendali.

Karena itu, feasibility study perlu memperkirakan food cost atau biaya bahan baku untuk setiap menu.

Misalnya sebuah minuman dijual dengan harga tertentu. Biaya kopi, susu, gula, sirup, es, garnish, dan kemasan perlu diperhitungkan untuk mengetahui margin kotor produk tersebut.

Perhitungan dapat dilakukan dengan rumus sederhana:

Food Cost = Biaya Bahan Baku ÷ Harga Jual × 100%

Dari sini, pemilik usaha dapat mengevaluasi harga jual dan komposisi menu.

8. Jangan Lupakan Biaya Marketing

Kafe baru membutuhkan pemasaran agar target pelanggan mengetahui keberadaannya.

Anggaran marketing dapat digunakan untuk:

• Social media marketing.
• Content creation.
• Foto dan video produk.
• Iklan digital.
• Influencer atau creator collaboration.
• Grand opening.
• Promo pembukaan.
• Loyalty program.
• Materi promosi offline.

Dalam feasibility study, biaya marketing sebaiknya dibedakan antara biaya pembukaan dan biaya pemasaran rutin.

9. Siapkan Dana Cadangan

Salah satu kesalahan dalam menghitung modal kafe adalah mengalokasikan seluruh dana hanya untuk pembangunan.

Padahal, bisnis dapat menghadapi biaya tidak terduga, seperti:

• Renovasi tambahan.
• Kerusakan peralatan.
• Kenaikan harga bahan baku.
• Perbaikan instalasi.
• Penjualan yang belum mencapai target.
• Kebutuhan promosi tambahan.

Karena itu, sebaiknya tersedia contingency budget atau dana cadangan.

Besarnya perlu ditentukan berdasarkan risiko dan karakter proyek. Tidak ada satu persentase yang cocok untuk semua kafe karena kondisi bangunan, desain, dan tingkat ketidakpastian setiap proyek berbeda.

10. Buat Simulasi Investasi Awal

Setelah semua komponen dihitung, susun investasi awal secara terstruktur.

Contoh format sederhana:

Angka dalam tabel sebaiknya diisi berdasarkan hasil survei harga dan kebutuhan proyek yang sebenarnya, bukan menggunakan angka perkiraan umum semata.

11. Hitung Proyeksi Pendapatan

Setelah mengetahui investasi dan biaya, langkah berikutnya adalah membuat proyeksi pendapatan.

Salah satu pendekatan sederhana:

Omzet = Jumlah Transaksi × Average Spending × Hari Operasional

Misalnya sebuah coffee shop memperkirakan jumlah transaksi harian dan rata-rata nilai pembelian pelanggan. Angka tersebut kemudian dikalikan dengan jumlah hari operasional.

Namun, proyeksi sebaiknya dibuat dalam beberapa skenario:

Skenario konservatif

Menggunakan asumsi jumlah pelanggan dan transaksi yang relatif rendah.

Skenario moderat

Menggunakan asumsi berdasarkan hasil riset pasar dan kapasitas operasional yang realistis.

Skenario pertumbuhan

Menggambarkan kondisi ketika bisnis sudah memiliki pelanggan tetap dan penjualan berkembang.

Pendekatan ini memberikan gambaran yang lebih lengkap dibandingkan hanya menggunakan satu angka omzet.

12. Hitung Break-Even Point

Break-Even Point (BEP) menunjukkan kondisi ketika pendapatan sudah mampu menutup seluruh biaya.

Dalam bentuk sederhana, BEP dapat dihitung dengan mempertimbangkan biaya tetap dan margin kontribusi.

BEP Unit = Biaya Tetap ÷ Margin Kontribusi per Unit

Untuk bisnis kafe, BEP juga dapat dianalisis berdasarkan omzet bulanan. Dengan demikian, pemilik dapat mengetahui berapa minimal penjualan yang harus dicapai agar operasional tidak mengalami kerugian.

13. Analisis Payback Period

Selain BEP, feasibility study dapat menghitung Payback Period, yaitu estimasi waktu yang dibutuhkan untuk mengembalikan investasi awal berdasarkan arus kas yang diproyeksikan.

Secara sederhana:

Payback Period = Investasi Awal ÷ Arus Kas Bersih Periodik

Namun, perhitungan sebenarnya perlu memperhatikan perubahan arus kas dari waktu ke waktu. Karena itu, untuk proyek yang lebih besar, analisis finansial sebaiknya dibuat menggunakan proyeksi arus kas beberapa tahun.

14. Gunakan NPV dan IRR untuk Analisis yang Lebih Mendalam

Untuk studi kelayakan yang lebih komprehensif, analisis dapat dilanjutkan dengan Net Present Value (NPV) dan Internal Rate of Return (IRR).

NPV memperhitungkan nilai waktu dari uang dengan membandingkan nilai sekarang dari arus kas masa depan dengan investasi awal.

Sementara IRR digunakan untuk melihat tingkat pengembalian internal dari investasi berdasarkan arus kas yang diproyeksikan.

Keduanya dapat membantu memberikan perspektif finansial yang lebih mendalam dibandingkan hanya melihat omzet atau payback period.

15. Buat Simulasi Jika Biaya Naik atau Penjualan Turun

Feasibility study yang baik tidak hanya menggunakan kondisi ideal.

Coba lakukan sensitivity analysis dengan mengubah beberapa asumsi, misalnya:

• Biaya renovasi naik 10%.
• Harga bahan baku meningkat.
• Jumlah pelanggan turun 15%.
• Average spending pelanggan berubah.
• Biaya sewa meningkat.
• Penjualan baru mencapai target secara bertahap.

Dari simulasi tersebut, pemilik dapat melihat seberapa sensitif bisnis terhadap perubahan biaya dan pendapatan.

Ini penting karena bisnis kafe menghadapi berbagai faktor yang tidak selalu dapat dikendalikan.

16. Mengapa Desain Berpengaruh pada Kelayakan Bisnis?

Desain bukan hanya persoalan estetika. Dalam bisnis kafe, desain dapat memengaruhi kapasitas tempat duduk, alur pelanggan, produktivitas karyawan, pengalaman pengunjung, hingga kebutuhan biaya konstruksi.

Contohnya, layout yang kurang efisien dapat membuat area dapur terlalu jauh dari area pelayanan. Akibatnya, waktu kerja staf bisa bertambah.

Sebaliknya, layout yang direncanakan berdasarkan alur operasional dapat membantu menciptakan hubungan yang lebih efisien antara:

Kitchen → Bar → Service Area → Dining Area → Kasir

Karena itu, aspek arsitektur dan interior sebaiknya dianalisis sejak tahap feasibility study, bukan baru dipikirkan setelah keputusan investasi dibuat.

Menghitung biaya desain, renovasi, dan operasional merupakan bagian penting dalam feasibility study kafe dan coffee shop. Perhitungan yang baik tidak berhenti pada estimasi biaya pembangunan, tetapi mencakup investasi awal, peralatan, furniture, SDM, bahan baku, marketing, biaya tetap, biaya variabel, dana cadangan, hingga proyeksi pendapatan.

Dengan menggabungkan analisis biaya, kapasitas usaha, proyeksi penjualan, BEP, payback period, NPV, IRR, dan sensitivity analysis, pemilik usaha dapat memperoleh gambaran finansial yang lebih menyeluruh sebelum mengambil keputusan investasi.

Pada akhirnya, tujuan feasibility study bukan sekadar menghasilkan angka, tetapi membantu pemilik memahami berapa modal yang diperlukan, bagaimana uang tersebut digunakan, berapa target penjualan yang dibutuhkan, serta risiko finansial apa yang perlu dipersiapkan sebelum kafe atau coffee shop mulai dibangun.

Lokasi Layanan Kami

Bandung dan Jawa barat : Bandung Cimahi Sumedang Tasikmalaya Garut Subang Cianjur Sukabumi Ciamis Bogor Cirebon Karawang Cikampek

Jakarta dan Sekitarnya : Jakarta Tangerang Banten Bogor Depok Bekasi

Indonesia : Jawa Bali Timor Sumatra Kalimantan Sulawesi Maluku Papua Lombok Flores

Dengan pengalaman dalam menangani berbagai proyek di Jakarta dan Bandung, kami memahami karakter urban dan lingkungan alam di masing-masing kota, dan mampu meresponsnya dengan pendekatan desain yang kontekstual dan berkelas.

 

www.rytamautama.com